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労基署対策

労基署とは

労働基準監督署(労基署)とは、企業が労働基準法などの関係法令を遵守しているかを監督する機関のことをいいます。厚生労働省の出先機関として配置されており、各都道府県に47局、全国に321署4支署あります。
労基署の主な権限は次の3つです。

  • ・事業所やその他付属建設物に立ち入って調査を行う(臨検監督)
  • ・法令違反や改善すべき点があれば文書によって是正勧告を行う
  • ・悪質な違反事実については捜査して検察官へ送致する

臨検監督の種類

労基署対策として重要なのが、労基署による臨検監督への対応です。臨検監督には次の4種類があります。 

①定期監督

労基署が任意に対象をリストアップして、企業の労働時間、健康管理などを中心に調査する

②申告監督

労働者から残業代不払い、不当解雇などの申告を受けた場合、申告内容を中心に調査する

③災害時監督

労働災害が発生したときに、災害の実態調査、原因究明、再発防止指導のために調査する

④再監督

定期監督、申告監督において、指摘した事柄が改善されているかについて再度調査する

調査の流れ

労基署による臨検監督があった場合の流れは次の通りです。
「予告または来訪」→「調査」→「是正勧告書などの交付」→「是正報告書の提出」

(1)「予告または来訪」

多くの場合、電話やFAXなどで事前に臨検を知らせてもらえますが、抜き打ち調査でなければ実態を把握できないサービス残業などの場合には、予告なくいきなり来訪することもあります。
臨検を拒んだ場合には30万円以下の罰金が科せられるおそれがありますが、担当者や責任者が不在で必要な書類の提出が困難な場合などは、丁重に日程変更をお願いすれば応じてくれることもあります。
これに対して、現地調査の必要なしと判断されて「出頭要求書」が届く場合があります。その場合は、必要書類を労基署に持参し簡単な質疑応答が行われて調査が終了します。

(2)「調査」

①当日の流れ

調査当日は、原則として労働基準監督官2名が来訪します。
調査目的や事業内容によって調査の順序は前後しますが、調査のおおまかな流れは以下の通りです。

  • ・事業場に立ち入り事業場の概況や勤務状況などの実態の調査
  • ・労働関係帳簿などの調査
  • ・事業主または責任者、および労働者へのヒアリング
  • ・口頭による改善指示や指導
②提示すべき書類

調査の際、労基署から提示を求められる書類には以下のようなものがあります。

  • ・労働者名簿
    労働者を正確に管理しているか確認します。
  • ・労働条件通知書
    労働者の雇い入れ時に、賃金・労働時間その他の労働条件が明示されたかを確認します。
  • ・賃金台帳
    基本給、各種手当、残業代などの項目を区分して記入されているか確認します。
  • ・出勤簿・タイムカード
    労働者の労働時間を正確に把握しているか確認します。
  • ・就業規則
    常時10人以上の労働者を使用する場合は、就業規則の労基署への提出が義務付けられていますが、これが作成・保存されているか確認されます。
  • ・時間外・休日労働に関する協定書(36協定)
    残業が発生する会社では、毎年、36協定を労基署に提出しなければなりませんが、これが作成・保存されているか確認します。
  • ・変形労働時間制、裁量労働制を採用している場合、それに関する協定書
    業務の実態に合った内容で変形労働制、裁量労働制が実施されているか確認します。
  • ・定期健康診断個人票
    1年に1回以上、定期的に健康診断を実施しているか確認します。

これらの帳簿や書類を偽装、改ざんすることは労働基準法によって罰せられますので、ありのままのものを提示する必要があります。

(3)「是正勧告書などの交付」

調査の結果、法令違反事実があれば是正勧告書が交付され、法令違反がなくても改善の必要がある場合、指導票が交付されます。

(4)「是正報告書の提出」

是正勧告書には是正期日が記載されており、その期日までに改善の上、是正報告書を労基署に提出しなければなりません。期日に間に合わない場合には、必ずいつまでに是正できるかを労基署に連絡しましょう。
もし期日を過ぎても提出しない場合には、再度、調査が入ることがあります(再監督)。

まとめ

厚生労働省発表の労働基準監督年報によりますと、平成30年の定期監督等実施件数は約13万6千、このうちの約68%で労働基準法違反が認められています。
普段からコンプライアンスを重視し書類作成も怠らなければ、労基署の調査にも慌てる必要がありません。しかし、このような体制が整っていない場合であっても、監督官の調査に真摯に応じ、是正勧告には誠実に従えば、大きな問題とならないのが通常です。間違っても虚偽報告や書類の改ざんは行わないことです。
臨検への不安や実際に臨検を受け問題点を指摘された場合には、弁護士などの専門家に相談しながら、法令違反のない正しい人事労務管理を目指しましょう。